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面接についてのメールマナー

2019年9月29日

先日 面接につきましてご連絡をいただいた○○○○です

解説 件名はメールの内容がひと目で分かるようにしましょう。「面接の件」「辞退します」などでは言葉足らずです。件名の最後にご自身の名前も入れておくと、さらに分かりやすいです。

この時期は採用活動がまさにピークで、一日に何度も開催される説明会に足を運び、エントリーシートを読み、面接の日程を調整し……と、大忙しでメールを見ている時もあまり余裕がありません。この時期は、送る時間帯というよりはスピードを重視し、メールが来たらすぐに返信すると良いでしょう。

そもそも、面接の日程変更をしてもいいの?選考に不利にならない?と不安に感じる方もいると思います。

書類選考に通ったとき、企業の面接を辞退したい場合もあります。

先日、面接につきましてご連絡をいただいた○○○○です。
その節は、ありがとうございました。

A:面接を辞退する理由は、「諸般の事情」「一身上の都合」などで問題ありません。辞退した際にさらに聞かれた場合は、「他社から内定をもらい、入社を決めました」など、差支えない範囲で説明するのがスムーズです。社風などが自分には合わないと感じたような場合でも、相手に不快な思いをさせないように配慮しつつ、対応するようにしましょう。

何かを断る連絡は、心理的になかなかしづらいものですが、面接に関しては、辞退を決めた時点ですぐに連絡しましょう。人事担当者や面接担当者のスケジュール、そして企業の業務に影響を与えてしまうためです。面接日まで日程的に余裕がある場合でも後送りにせず、少しでも早くメールや電話で連絡をしましょう。なお、前日・当日の連絡は電話をおすすめします。メールはすぐに確認してくれるとは限らないからです。

当日・前日でなければ面接辞退の連絡は、メールでも必ずしも失礼には当たりませんが、文章だけでは、表現次第で誠意が伝わらなかったり、受け取り方も人によって異なってしまったりするケースも考えられます。そのため、メールした後に担当者に電話を入れ、事情やお礼を伝えることをおすすめします。こうした気遣いは、仕事のなかでもきっと役立つことでしょう。日程調整をお願いする場合も同様です。

□月□日□時より、面接のお約束をしておりましたが、諸般の事情により、このたびの選考を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

その後、自分の名前を書きます。「先週の◯日に一次面接をしていただきました●●です」のように状況を明示してもよいでしょう。

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面接に行けないことが分かった時点で、すぐに連絡するようにしましょう。

解説 いつの面接を辞退するのか、なぜキャンセルするのか、要点を簡潔に伝えます。理由については「一身上の都合」や「諸般の事情」で大丈夫ですが、自分の言葉で伝えるとより丁寧です。